LA MUTUELLE D'EPARGNE ET DE CREDIT

 

1.  Organisation et fonctionnement des organes

La gouvernance de la MEC / THIAMENE est assurée par des instances mises en place par l’assemblée générale des membres. Pour conduire l’institution vers ses objectifs, il a été élu dès l’assemblée générale constitutive trois organes statutaires dont chacun est chargé de remplir des rôles et responsabilités bien précis durant son mandat.

 

2.  La gouvernance 

2.1  L’Assemblée Générale

Organe de décision, elle réunit chaque an tous les membres de l’institution convoqués à cet effet. A cette occasion, elle valide les rapports d’activités du gérant et ceux des différentes instances d’exécution, élit les membres des organes, et définit la politique d’orientation de la MEC / THIAMENE-PASS.

La mutuelle n’a encore tenu qu’une seule assemblée générale, celle constitutive.

 

 

2.2  Le Conseil d’Administration

Il se compose de cinq (5) membres élus lors de l’assemblée générale constitutive.

Le mandat du CA est d’un (1) an renouvelable  au tiers sortant.

Le  conseil d’administration est composé de quatre(4) hommes et d’une (1) femme, tous instruits dont deux (2) enseignants. Il a élu en son sein un bureau composé d’un président, d’un vice-président et d’un secrétaire administratif.

Le conseil d’administration sous la direction du président est chargé d’appliquer les orientations prises par l’assemblée générale en supervisant tous les travaux des autres organes.

Par rapport à leur expérience, le CA a suivi deux séminaires de formation sur les rôles et responsabilités des membres du CA. Le premier s’est tenu juste après l’assemblée générale constitutive. Le second est réalisé au moment du montage du dossier d’agrément avec un cabinet d’expertise.

Ces formations ont permis aux membres du C.A d’acquérir des connaissances leur permettant de mieux assumer leurs rôles et responsabilités.

Le CA se réunit régulièrement une fois au moins par mois avec respect du quorum et les délibérations sont consignées dans un registre de procès verbaux commun. Du fait du niveau élevé des instruits les réunions se tiennent souvent correctement. Le processus d’organisation des réunions et la bonne tenue des procès verbaux sont respectés. 

Même si des efforts sont consentis au niveau de l’organisation interne, la planification stratégique et le suivi des actions de développement ne sont pas très maîtrisés par les membres du C.A.

2.3  Le Comité de Crédit

Il se compose de cinq (5) membres élus lors de l’assemblée générale constitutive. Le C.C a choisi en son sein un bureau constitué d’un président, d’un vice-président et d’un secrétaire. Ce comité dispose d’un planning des rencontres qui lui permet de se réunir dans la première semaine de chaque mois. Les  conditions préalables de tenue de réunion sont respectées et les PV de délibération des crédits sont bien tenus et consignés dans un registre.

 Le comité de crédit a également bénéficié de séminaires de formation sur leurs rôles et responsabilités mais aussi sur la gestion du crédit.

Ces formations ont positivement impacté sur le fonctionnement de cet organe qui compte trois (3) membres instruits. Les membres du C.C ont une bonne compréhension de leurs rôles et responsabilités et connaissent l’ensemble des services offerts par leur IMF.

Toutefois la maîtrise de certains ratios prudentiels fait défaut. Avec les problèmes de transport et l’étendu de la zone d’intervention, des efforts sont à consentir pour un suivi et un recouvrement correct et régulier des crédits octroyés.

 

2.4  Le Conseil de Surveillance                      

Il est mis en place lors de l’assemblée générale constitutive et compte cinq (5) membres dont trois (3) instruits. Il est composé de quatre (4) hommes et une (1) femme. L’organe a élu en son sein un bureau composé d’un président, d’un vice-président et d’un secrétaire administratif.

Le conseil de surveillance est selon le président du conseil d’administration et la gérante, l’organe le plus dynamique. Il se réunit chaque mois et effectue des contrôles régulièrement. Les réunions se tiennent correctement conformément aux procédures avec respect du quorum. Les procès verbaux sont renseignés dans un registre.

Le contrôle est effectué dans la limite des compétences des membres du Conseil de surveillance. Les contrôles physique du local et des matériels et financiers (encaisse compte banque et confrontation fiches-livrets) sont les principaux axes du travail des membres du conseil de surveillance.

Le dynamisme de cet organe est facilité par la volonté de ses membres et les connaissances acquises lors des formations. Le conseil de surveillance, comme les deux autres organes précédemment cités, a bénéficié de deux (2) séminaires de formation sur ses rôles et responsabilités et sur le contrôle interne.

Malgré les efforts consentis et la volonté affichée, des manquements sont constatés au niveau de la maîtrise de certains ratios prudentiels et aspects comptables.

 

3.  Le personnel technique 

3.1  Composition et profil

Le personnel technique de la MEC/THIAMENE-PASS se compose pour le moment d’une gérante qui assure en même temps le rôle de caissière. Le tableau ci-dessous donne de plus amples informations concernant ce personnel.

 

Fonction

Niveau d’étude

Expérience

Ancienneté

Formations

Salaire (F.CFA)

Statut

Gérante

DUEL I

Néant

Depuis mai 2007

Gestion comptable (2007)

75 000

Informel

 

3.2  Gestion des ressources humaines

Le personnel ne dispose pas de contrat de travail. Cet état de fait met la mutuelle et le personnel technique en situation de risque dans le sens où chaque partie peut se démettre de l’autre sans préavis.

Cette situation informelle du personnel technique fait que celui-ci ne bénéficie d’aucun avantage social. La MEC/THIAMENE-PASS ne dispose pas de politique de gestion des ressources humaines.

Toutefois le personnel reste motivé et entretien de très bonnes relations avec les membres et les élus.

 

3.3      Productivité du personnel

Les données statistiques actuelles font état de 273 membres actifs.

La MEC/THIAMENE-PASS dispose d’une gérante pour la gestion quotidienne des opérations. La productivité du personnel étant définie comme le nombre de membre actif pris en charge par chaque employé,

 

                                                           Nombre de membres actifs (273)

Productivité du personnel  =                                                                                               = 273

                                                           Personnel employé (1)

 

Cette productivité est nettement inférieure à la moyenne nationale fixée à 365, ce qui laisse dire que le niveau de sociétariat actuel peut être bien géré par un seul employé. Toutefois la mutuelle prévoit le recrutement d’une caissière dans le futur.

 

4.  Stratégie et prise de décision

La MEC/THIAMENE-PASS dispose d’un plan de développement qui définit ses orientations stratégiques durant les trois prochaines années.

Les principes démocratiques qui régissent le bon fonctionnement des mutuelles sont bien respectés au sein des organes de la mutuelle.

Lors des réunions, les décisions sont arrêtées par consensus. Dans le cas où aucun compromis n’est trouvé, recours sera fait au vote. A cette occasion le président de l’organe en question a voix prépondérante et la décision est prise à la majorité des voix exprimées.

 

5.  Analyse Forces – Faiblesses 

5.1  Forces

  • Bon taux d’instruit en français au niveau des organes,
  • Connaissances des rôles et responsabilités des membres des organes,
  • Dynamisme et motivation des élus surtout ceux du conseil de surveillance,
  • Tenue régulière et correcte des réunions,
  • Personnel technique dynamique et très motivé,
  • Respect des principes démocratiques au niveau du fonctionnement des organes.

 

5.2  Faiblesses

  • Insuffisance au niveau de la planification stratégique et du suivi des actions de développement,
  • Faible représentativité des femmes au niveau des organes,
  • Inexistence de planning d’activités pour les organes,
  • Faible maîtrise des ratios prudentiels par les élus
  • Absence de formalisation et de plan de motivation du personnel technique ;

 

RECOMMANDATIONS EVALUATION INSTITUTIONNELLE

  • Former les élus sur les techniques de planification stratégiques, l’exécution et le suivi des actions de développement,
  • Améliorer la représentativité des femmes au niveau des organes,
  • Renforcer les capacités des dirigeants surtout ceux des comités de crédit et de surveillance sur les ratios prudentiels et certaines notions en comptabilité,
  • Former les membres des organes sur leurs rôles et responsabilités,
  • Renforcer les capacités du personnel technique sur les travaux de fin d’exercice et l’élaboration des états financiers,
  • Formaliser le statut du personnel,
  • Mettre en place un plan de motivation du personnel

 

IV – EVALUATION SECURITAIRE

1.  Infrastructures et sécurité

1. 1 Sécurité physique

Le local abritant le siège de la MEC/THIAMENE-PASS respecte les normes de sécurité. Le local est une pièce en terrasse (toit en dalle) avec une porte en fer, munie de gros cadenas. Le lieu est bien aménagé en deux parties, l’une servant de bureau pour la gérante et l’autre de salle d’attente qui abrite également les réunions des organes. Les deux parties sont séparées par un mur avec une grille métallique permettant la sécurité et la confidentialité des opérations. 

1.2       Archivage et classement

La mutuelle dispose d’une armoire et d’une table pour l’archivage et le classement des dossiers, fiches et autres documents. Malgré les moyens peu dérisoires, les documents, outils et supports sont bien classés, facilitant ainsi la gestion des opérations. Toutefois la matière en bois de ces équipements expose l’institution à des risques d’incendie.

1. 2 Sécurité financière

Les transferts de fonds sont opérés par la gérante souvent accompagnée par un membre des organes. Ils sont effectués par calèche, parce que la banque se trouvant à quelques mètres de la mutuelle. Cette proximité de la banque réduit considérablement les risques liés à cette opération.

Une encaisse maximale a été fixée à 1 000 000 francs CFA. Ceci constitue un véritable risque si l’on sait que l’institution ne dispose ni d’assurance vol ou incendie, ni de gardien. 

Quant à la sécurité interne, il faut noter que la MEC/THIAMENE-PASS bénéficie d’un conseil de surveillance dynamique qui effectue régulièrement des contrôles sur certains aspects financiers de l’institution.

La MEC dispose d’un coffre très imposant et bien scellé avec clé et combinaison. La gestion des clés est confiée au président et à la gérante. 

 

     2.  Analyse Forces – Faiblesses 

2.1  Forces

  • Local sécurisant (toit en dalle, porte en fer…),
  • Siège situé à coté de la gendarmerie,
  • Proximité de la banque pour les transferts de fonds,
  • Conseil de surveillance dynamique (contrôle régulier),
  • Coffre imposant et bien scellé avec clé et combinaison,
  • Gestion partagée des clés,